Куда ушли деньги: учёт расходов и склада

Сели считать с одним владельцем сервиса. 380 машин в месяц, оборот хороший. Спрашиваю: «Сколько прибыли в этом месяце?»

Ответ: «Ну, миллионов 25-30 наверное».

По факту вышло 9 миллионов. Разницу он не видел, потому что расходы никто не записывал.

Выручка — это не прибыль

Большинство владельцев считает прибылью то, что упало в кассу. Но эти деньги ещё не ваши:

• внутри сидит себестоимость товара — масло, фильтр, запчасть тоже стоили денег;
• внутри сидит доля мастера;
• в конце месяца придут аренда, зарплаты, свет, налоги.

Формула чистой прибыли одна:

Продажи + услуги − себестоимость товара − расходы = чистая прибыль

Из четырёх слагаемых три обычно не считают. Отсюда и берётся классическое «работы много, а денег нет».

Три места — три дырки

1. Склад

Пришло масло — 12 канистр. Пять продали, три ушли в работу мастера, две «взял на день». Должно остаться две, а на полке стоит одна.

Это не одна канистра — это ежемесячная утечка. За год набегают миллионы.

Когда склад ведётся, каждое движение записано: приход, продано, списано в услугу, возврат, корректировка. При инвентаризации сразу видно, где разошлось.

2. Продажи

Нет чека — нет продажи. Продавец взял наличные, положил в карман, вечером сказал «сегодня торговли не было» — проверить нечем.

Продажа по штрихкоду занимает 20 секунд и делает три дела разом: печатается чек, товар списывается со склада, деньги падают в кассу. В каждом чеке видна прибыль — если продавец дал скидку, вы сразу видите, что продали в минус.

3. Расходы

Самая большая дырка здесь. Заплатили аренду — нигде не отметили. Дали мастеру аванс — не записали. Отдали поставщику 2 миллиона — через месяц он говорит «за вами 3», и доказать нечем.

Как вести расходы правильно

Расход — это не одна колонка «потратили». У него должно быть минимум пять привязок:

1. 1Категория — аренда, зарплата, оплата поставщику, выплата мастеру, коммуналка, оборудование, налоги, маркетинг, транспорт, прочее.
2. 2Дата — к какому периоду относится.
3. 3Способ оплаты — наличные, карта, перечисление. Из какой кассы ушло.
4. 4Контрагент — если это оплата поставщику, его долг должен уменьшиться ровно на эту сумму.
5. 5Сотрудник — если это зарплата, то кому.

С этими пятью полями в конце месяца вы получаете ответ на главный вопрос: куда ушли деньги?

В Auto-nazorat это один экран. Сверху выбирается период, слева список расходов, справа общая сумма и разбивка по категориям. Смотришь на разбивку: зарплата 39%, аренда 33%, поставщики 13%. И сразу понятно, где вообще есть что сокращать.

Долг поставщику — отдельная история

Здесь в сервисах больше всего споров. Закупка была в один день, оплата в другой, в голове не осталось ничего.

Когда учёт ведётся, механика простая:

• оприходовали товар на склад → долг перед поставщиком вырос;
• заплатили ему (расход с категорией «оплата поставщику») → долг уменьшился;
• в любой момент открываете его карточку и видите, что брали и сколько заплатили.

И на звонок «за вами долг» вы отвечаете не предположением, а списком.

Касса — точка сборки

Продажи, услуги и расходы должны сходиться в одной кассе. Тогда видно:

• баланс на сегодня — сколько денег реально на руках;
• приход и расход за период;
• прибыли и убытки — чистый результат за период.

Внесение и изъятие наличных тоже проводится операцией: «аванс сотруднику», «выдача из кассы», «возврат от поставщика». Указана причина — потом не возникает вопросов.

Кто что видит

Важная деталь: не все цифры должны быть видны всем.

• Расходы — владелец, админ, менеджер и продавец;
• Касса и прибыль — только владелец и админ.

Мастер видит свои работы и свою комиссию, но не общую прибыль сервиса. Мелочь, а снимает половину конфликтов в команде.

С чего начать

Не нужно поднимать всё за один день. Порядок такой:

1. 1Завести товары — название, себестоимость, цена продажи. Маржа посчитается сама.
2. 2Провести инвентаризацию — вбить фактические остатки, чтобы у системы была точка отсчёта.
3. 3Продавать только через систему — продержитесь неделю жёстко, дальше это станет привычкой.
4. 4Записывать расходы каждый день — аренда, зарплата, мелкие закупки. Две минуты в день.
5. 5В конце месяца открыть разбивку — цифры, которые вы увидите впервые, обычно удивляют.

В первый месяц прибыль не вырастет. Но вы её увидите. А со второго уже понятно, что резать, какого товара везти больше и с каким поставщиком пора передоговариваться.

Сможете назвать точную цифру прибыли за этот месяц? Возьмите бесплатное демо — покажем на ваших данных. А как устроен модуль магазина и расходов — видно прямо на главной.